La règle de l’écriture minimaliste qui vous oblige à limiter vos tâches à sept étapes au maximum peut sembler restrictive. D’après mon expérience, les procédures qui peuvent nécessiter plus de sept étapes sont peu nombreuses. En fait, il s’agit généralement de procédures de type «unique», telles que les procédures de maintenance, les procédures de configuration et les procédures d’installation. Je suis sûr que d’autres existent aussi, mais regardons-les.
Regroupement des tâches dans les procédures de maintenance
Il est important de se rappeler pourquoi nous sommes même préoccupés par le minimalisme. Oui, il est plus facile à lire et à utiliser, mais le minimalisme a également évolué pour servir la création thématique que nous utilisons pour créer avec succès des morceaux réutilisables. Donc, vu de ce point de vue, allez-y et écrivez votre procédure en 17 étapes. Maintenant, reculez et regardez cette longue procédure:
- Y a-t-il des étapes décrivant une tâche que vous effectuez dans de nombreuses procédures de maintenance, telles que l’ouverture d’un compartiment où la maintenance est effectuée? Dans ce cas, écrivez cette action comme un seul sujet, Ouverture du compartimentet reportez-vous à ce sujet si nécessaire dans toutes les procédures.
- L’une des étapes de cette longue procédure est-elle utilisée dans toute autre procédure de maintenance, telle qu’une procédure de dépannage?
Par exemple, disons que vous écrivez un sujet sur le changement de bouteille d’eau dans un instrument. Vous devez retirer et remplacer la bouteille d’eau pour effectuer cette procédure et la bouteille d’eau se trouve dans le compartiment susmentionné. Vous avez des instructions pour retirer la bouteille d’eau et également des instructions pour remplacer la bouteille d’eau. Même si cette procédure était la seule procédure pour laquelle vous retirez et remplacez une bouteille d’eau, je décomposerais ces étapes en leurs propres petits sujets. Cependant, il est probable que ces tâches soient effectuées pour une myriade d’autres procédures.
Vous devrez peut-être également retirer et remplacer la bouteille d’eau pour dépanner une fuite d’air ou une procédure de nettoyage impliquant la bouteille d’eau. Donc, cela vous donne deux autres sujets réutilisables: Retrait de la bouteille d’eau et Remplacement de la bouteille d’eau. N’oubliez pas, vous pourrez peut-être réutiliser ces informations non seulement à un autre endroit de votre document, mais également sur un autre instrument. Le fait d’avoir ces sujets sous forme de blocs individuels est ce qui rend la réutilisation possible.
Bon, maintenant nous avons réduit la tâche que nous allons certainement réutiliser, Ouverture du compartimentet les étapes qui pourraient être réutilisées, Retrait de la bouteille d’eau et Remplacement de la bouteille d’eau. Ce qui reste sont les étapes nécessaires pour faire tout ce que vous avez à faire avec cette bouteille d’eau. Vous pourriez donc avoir une procédure pour Nettoyage de la bouteille d’eau, Vérification des fuites de la bouteille d’eau, Remplissage de la bouteille d’eau. En fait, quoi que vous fassiez à cette pauvre bouteille d’eau est entre vous et votre fabricant. De plus, toutes ces autres tâches feraient référence à chaque sujet distinct si nécessaire. Par exemple:
Nettoyage de la bouteille d’eau
- Ouvrez la porte du compartiment. Ceci est un lien vers Ouverture du compartiment. (4 étapes)
- Retirez la bouteille d’eau. Ceci est un lien vers Retrait de la bouteille d’eau. (5 étapes)
- Bla-bla propre. (1 étape)
- Bla-bla sec. (1 étape)
- Remplacez la bouteille d’eau. Ceci est un lien vers Remplacement de la bouteille d’eau. (5 étapes)
- Fermez le compartiment. Ceci est un lien vers Fermeture du compartiment. (3 étapes)
L’intention de tout cela est de transformer la procédure en 17 étapes en 3 procédures réutilisables ou plus et peut-être en quelques procédures «uniques». Cela rend l’objectif en 7 étapes un peu plus réalisable.
Regroupement des tâches dans les procédures de configuration et d’installation
Les procédures de configuration sont généralement des procédures «uniques». Une fois que le client / opérateur / utilisateur a configuré son système, ils reviennent rarement dans la zone. Les procédures d’installation sont certainement des procédures «uniques» car une fois effectuées, elles ne doivent jamais croiser les doigts ici – doivent être effectuées à nouveau.
Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas ou ne devriez pas avoir pitié de la pauvre personne qui exécute ces procédures et continuer à les encombrer de vos puissantes sections en 17 étapes. Non! Mais que doit faire un écrivain?
Procédures de configuration du regroupement
Les procédures de configuration sont un peu plus faciles à regrouper à cet égard. Il s’agit de créer des regroupements quelque peu arbitraires sur lesquels vous pouvez écrire. Par exemple, avec les écrans de configuration logicielle, vous pouvez écrire une aide distincte pour chaque écran. Cependant, certains de ces écrans peuvent être si remplis de paramètres que vous devrez peut-être morceler mentalement les informations à l’écran, puis écrire dans ces morceaux.
J’ai eu un écran que j’ai divisé en 5 groupes différents à des fins de documentation. Cela a eu l’avantage supplémentaire de rendre les parties de l’écran plus consultables à la fois dans l’aide en ligne et dans l’index des documents papier. J’avais encore des tâches qui ont repoussé les limites de 10 étapes mais, hé, c’était une affaire unique.
Regroupement des procédures d’installation
Les procédures d’installation peuvent être plus problématiques à regrouper. Certaines instructions d’installation impliquent uniquement de placer le DVD dans le lecteur et de sélectionner Installer. Mais que se passe-t-il si l’instrument / l’appareil / l’opération sur lequel vous écrivez nécessite qu’un technicien l’installe et gère les configurations personnalisées en cours de route. Je suppose que nous pourrions simplement dire à l’installateur que c’est pour cela qu’il obtient le gros lot. Ils pourraient vous donner un argument.
Évidemment, vous diviseriez les procédures en différentes sections de l’installation, mais cela vous laisse encore certaines sections qui semblent nécessiter nos 17 étapes possibles. C’est là que vous pouvez utiliser le découpage tout comme le découpage, pas nécessairement avec une réutilisation à l’esprit.
Vous n’avez pas à vous soucier de faire de chaque division d’une installation un sujet individuel. Il s’agit d’un «one-of» et n’a pas besoin de véritables divisions thématiques. C’est à moins que cette procédure d’installation soit similaire à de nombreuses autres procédures d’installation utilisées par tous ou la plupart des instruments ou applications pour lesquels vous écrivez. Dans ce cas, devenez fou et créez des sujets individuels. Cela vous servira bien.
Imaginez la pauvre personne du Service mobile (FS), fixant les lignes d’instructions, divisant son attention sur les réponses des instruments et ayant besoin d’aller déjeuner ou aux toilettes ou de se gratter le nez. Cette pauvre personne doit avoir des pauses logiques dans la procédure où cela peut se produire sans perdre sa place. L’insertion d’une nouvelle rubrique, toujours dans la section, à un endroit où les tâches changent même un peu, peut offrir un certain espoir des 7 à 10 étapes optimales.
Un autre stratagème à considérer est la procédure dans une procédure. L’exemple le plus simple est de regarder les tâches où le FS doit redémarrer à nouveau. Commencez chacune de ces sections avec son titre, puis faites quelque chose comme ceci:
- Connectez-vous au système:
- Entrez votre nom d’utilisateur.
- Tapez votre mot de passe.
- Sélectionnez Se connecter.
- Ouvrez le compartiment:
- Localisez la porte à l’arrière de l’instrument.
- Soulevez le loquet.
- Tirez sur la poignée.
- Entrez les bits de configuration corrects pour cette installation:
- Et ainsi de suite
Notez que vous pouvez entasser de nombreuses étapes dans un tel format. Vous devez vous assurer que vous ne créez pas de hiérarchie artificielle. Le personnel FS est très logique et sera jeté par une hiérarchie artificielle et se moquera de vous derrière votre dos.
Notez également que vous pouvez écrire la première étape de réutilisation, SAUF dans cette situation. Le personnel de FS ne prête aucune attention à votre écriture, donc il ne s’en souciera pas si elle se répète. Ils ne veulent pas non plus quitter leur emplacement actuel sur la page pour trouver cet ensemble d’instructions souvent répété. Ce FS peut même ne pas être la même personne FS qui a commencé l’installation s’il s’agit d’un travail à plusieurs personnes. C’est là que connaître votre public, faire preuve d’empathie pour votre public, est très, très important.
J’aime la structure étape> sous-étape illustrée dans les étapes d’exemple mais elle a un piège: certains utilisateurs ne la comprennent tout simplement pas. Ce n’est généralement pas un problème avec le personnel de FS, mais, dans les procédures client, certains clients ne peuvent pas voir au-delà de l’étape pour lire la sous-étape. J’en ai été témoin lors de sessions de test d’utilisabilité. L’utilisateur lit la ligne « Ouvrez le compartiment ». Et puis dit: « Je ne sais pas comment ouvrir le compartiment. » En violation totale des règles des tests d’utilisabilité, vous voulez dire quelque chose directement à l’utilisateur – en fait, vous voulez lui crier dessus – mais le coordinateur de l’utilisabilité vous a fermé la bouche.
Faites preuve d’ingéniosité et découvrez si vous pouvez limiter vos procédures à 7 étapes ou au moins 10 ou moins. Ce ne sera pas toujours possible mais nous vivons dans un monde imparfait.
